Co musí obsahovat smlouva o úklidu

Řekneme Vám rovnou něco, co se od dodavatele asi nečeká: sankce Vás neochrání. Ochrání Vás možnost rychle a bez komplikací odejít. A těch pár odstavců, kde se to rozhoduje, obvykle nikdo nečte.

Shrnutí v šesti bodech

• Univerzální sankce neexistují. Co a jak se má pokutovat, si musí určit klient podle svého provozu. Firma s tím buď souhlasí, nebo nabídne jiné řešení.
• Sankce ale řeší následek, ne příčinu. V praxi nikdo nechce donekonečna řešit pokuty a špatný úklid. Skončí to výměnou dodavatele.
• Proto si hlídejte podmínky výpovědi a odstoupení. Nejčastější výpovědní lhůta je 1 až 3 měsíce. Vyjednejte si zkušební dobu (ukončení okamžitě, bez sankcí) a podmínku, že se lhůta zkracuje, když je úklid nedostatečný.
• Neřešte pokuty za pozdní platbu. Domluvte si rovnou delší splatnost. Se seriózní firmou není problém dojednat 30 až 60 dní.
• Chtějte cenovou doložku. Dodavatel, který roky nezvyšuje cenu, dřív nebo později ušetří na kvalitě - nebo přijde s jednorázovým skokem o 50 až 100 procent.
• Klíče, čipy a karty vždy proti předávacímu protokolu. A ve smlouvě mějte, kdo platí výměnu zámků, když se ztratí.

Sankce Vás neochrání. Možnost odejít ano.

Univerzální sankce neexistují

Neexistuje seznam sankcí, který by se dal opsat a fungoval by u každého. Co se má pokutovat a jak, si musí určit klient podle svých potřeb - podle toho, co je pro jeho provoz kritické. Jiné priority má advokátní kancelář, jiné výrobní hala a jiné ordinace.

Dobrá úklidová firma s Vaším návrhem buď souhlasí, nebo Vám nabídne jiné řešení. Firma, která se sankcím vyhýbá úplně, Vám něco říká.

Jenže sankce v praxi problém nevyřeší

A teď to důležité. Sankce řeší následek, ne příčinu.

Představte si, jak to reálně probíhá. Uklidí se špatně. Vy si stěžujete. Uplatníte sankci. Příští týden se uklidí zase špatně. Zase si stěžujete. Zase uplatníte sankci.

Nikdo nechce trávit čas donekonečna řešením pokut a špatného úklidu. Máte svoji práci. A ve výsledku to stejně skončí tak, že dodavatele vyměníte.

A může to skončit i opačně

Je tu ještě druhá varianta, se kterou se obvykle nepočítá: výpověď nedáte Vy, ale dodavatel.

Když jsou sankce vysoké a uplatňují se často, úklidová firma na tom objektu přestane vydělávat. Náklady na mzdy, odvody, chemii a dopravu jí běží dál v plné výši, ale příjem se jí sankcemi krátí. Zakázka se stane nerentabilní - a nikdo nebude dlouhodobě pracovat prakticky zadarmo.

Firma tedy dá výpověď. A Vy stojíte tam, kde jste byli, akorát o pár měsíců později a bez uklízeče.

Tvrdé sankce Vám kvalitu nevynutí. Buď povedou k tomu, že odejdete Vy, nebo k tomu, že odejde dodavatel. Sankce si do smlouvy dejte, ale nespoléhejte na ně jako na hlavní ochranu. Hlavní ochranou je to, že když spolupráce nefunguje, můžete rychle a bez komplikací odejít.

Jak nabídky posoudit ještě předtím, než na smlouvu vůbec dojde, jsme rozebrali v článku jak vybrat úklidovou firmu.

Výpovědní lhůta, odstoupení a zkušební doba

Tohle je nejdůležitější část celé smlouvy. Přečtěte si ji dvakrát.

Výpovědní lhůta

Nejčastěji se sjednává 1 až 3 měsíce. Je to věc dohody, ne zákona - takže záleží na tom, co si vyjednáte.

Pozor na dlouhé lhůty. Tříměsíční výpověď znamená, že když v lednu zjistíte, že to nefunguje, uklízí u Vás špatně ještě do konce dubna.

Řešení je jednoduché: dejte si do smlouvy podmínku, že při nedostatečné kvalitě úklidu se výpovědní lhůta zkracuje. Konkrétní znění je opět věcí dohody - můžete si nastavit, co se považuje za nedostatečnou kvalitu, kolik reklamací to spustí a na jak dlouho se lhůta zkrátí.

A platí tady totéž co u zkušební doby: spolehlivá firma s tím nemá problém. Ví, že se jí to nestane. Dodavatel, který se takové podmínce brání, Vám tím rovnou odpovídá na otázku, jak si je jistý svou prací.

Zkušební doba: nejcennější odstavec ve smlouvě

Tohle si vyjednejte a nedejte se odbýt.

Do smlouvy si můžete individuálně sjednat několikaměsíční zkušební dobu, ve které jde spolupráci ukončit okamžitě, bez výpovědní lhůty a bez jakýchkoliv sankcí.

Je to nejsilnější pojistka, jakou můžete mít, a stojí Vás jen to, že si o ni řeknete. Kvalitní dodavatel s ní nemá problém - ví, že o Vás nepřijde. Dodavatel, který se jí brání, Vám tím zase něco říká.

Odstoupení od smlouvy

Přečtěte si podmínky výpovědi a odstoupení. Nejsou to totéž. Zajímá Vás:

• Za jakých okolností můžete odstoupit okamžitě?
• Váže se na to nějaká sankce?
• Platí totéž pro obě strany, nebo jen pro dodavatele?

Splatnost: neřešte pokuty, řešte lhůtu

Úroky z prodlení a pokuty za pozdní platbu jsou zbytečná komplikace. Řešíte je až ve chvíli, kdy už je problém.

Domluvte se rovnou na splatnosti, kterou reálně zvládnete. Standardní splatnost bývá 14 dní, ale se seriózní firmou není problém dojednat 30 až 60 dní. Stačí o to říct při vyjednávání smlouvy, ne až u třetí upomínky.

A co sankce za neodstranění reklamované vady?

Sjednat se dá, a odvíjí se od toho, jak kritický je Váš provoz.

Ale položte si jinou otázku. K téhle situaci by principiálně nemělo docházet. Když úklidová firma nedokáže odstranit reklamovanou vadu v dohodnuté lhůtě, je to samo o sobě signál, že je něco špatně - a žádná pokuta to nespraví.

Cenová doložka: proč chcete, aby dodavatel mohl zdražit

Zní to jako něco, co je proti Vám. Není.

Mzdy rostou, minimální mzda roste, inflace běží. Náklady úklidové firmy jdou nahoru každý rok, ať se Vám to líbí nebo ne.

Firma, která má ve smlouvě zafixovanou cenu a nesmí ji roky zvednout, má jen dvě možnosti: buď prodělávat, nebo ušetřit na kvalitě. Zkrátí čas na objektu. Vezme levnějšího člověka. Koupí levnější chemii.

Vy to poznáte až za rok, na výsledku.

A pak přijde skok

Existuje ještě třetí možnost, a ta je pro Vás nejnepříjemnější: firma to nějakou dobu vydrží, a pak přijde jednorázově s navýšením o 50 až 100 procent, někdy i víc.

Není to zlá vůle. Je to matematika. Když se cena tři nebo čtyři roky nehnula, zatímco mzdy a náklady rostly, ten rozdíl se někde nastřádal a jednou se musí dorovnat. Jenže Vy dostanete celý ten skok naráz - a hned se rozhodujete, jestli ho přijmete, nebo sháníte nového dodavatele.

Pravidelné navýšení o pár procent ročně Vás vyjde nastejno, ale nepřekvapí Vás. Můžete s ním počítat v rozpočtu.

Jak má cenová doložka vypadat

• Přiměřené roční navýšení. V našich smlouvách bývá 5 %, což zhruba pokryje inflaci a růst mezd.
• Oznámení nejméně 2 měsíce předem. Máte čas si to rozmyslet, dojednat jiné podmínky, nebo klidně změnit dodavatele.

Dvouměsíční lhůta je klíčová. Zdražení oznámené na poslední chvíli Vás staví před hotovou věc.

Klíče, čipy a karty

Podceňovaná část smlouvy, přitom jde o přístup do Vašich prostor.

Předávací protokol

Klíče, čipy i přístupové karty se předávají výhradně proti předávacímu protokolu. Kdo, co, kdy, kolik kusů. Bez toho nikdo nedokáže říct, kde přístup skončil.

Kdo platí, když se klíč ztratí

Tohle mějte ve smlouvě černé na bílém. Když úklidová firma ztratí klíče, měla by výměnu všech zámků uhradit ze svého.

Je to standardní požadavek a poctivá firma ho ustojí, protože má pojištění odpovědnosti. Firma bez pojištění ho neustojí, a proto se mu bude bránit. To je pro Vás informace.

Mlčenlivost a GDPR

Uklízeč se pohybuje mezi Vašimi dokumenty, ve Vašich kancelářích, u Vašich počítačů. Doložka o mlčenlivosti do smlouvy patří.

Ptejte se ale o krok dál: má doložku o mlčenlivosti ve své smlouvě i konkrétní člověk, který k Vám bude chodit uklízet?

U nás ji má ve smlouvě každý zaměstnanec. Když ji má jen firma a ne její lidé, je to závazek, který nemá kdo dodržet.

Rozsah prací a plán úklidu

Ve smlouvě nebo v její příloze musí být konkrétní rozsah prací: co se dělá, kde a jak často.

Důvod je prostý. Bez rozsahu prací nemáte co reklamovat. Nemůžete tvrdit, že dodavatel něco neudělal, když nikde není napsané, že to udělat měl. Všechny sankce, na kterých jste se dohodli, jsou pak k ničemu.

Checklist: co si projít před podpisem

• Rozsah prací - konkrétně, co se dělá a jak často
• Cena a co je v ní zahrnuto
• Cenová doložka - o kolik a s jakým předstihem lze zdražit
• Splatnost - dojednaná tak, abyste ji zvládli
• Výpovědní lhůta - 1 až 3 měsíce, se zkrácením při nedostatečné kvalitě
• Zkušební doba - ukončení okamžitě, bez sankcí
• Podmínky odstoupení od smlouvy - pro obě strany
• Zástup při nemoci a dovolené pracovníka
• Reklamace - jak se uplatňuje a v jaké lhůtě se řeší
• Sankce - podle potřeb Vašeho provozu
• Klíče a přístupy - předávací protokol, kdo platí výměnu zámků
• Mlčenlivost - firmy i jejích zaměstnanců
• Pojištění odpovědnosti - a jeho limity

Návrh smlouvy Vám pošleme na požádání, ještě před tím, než se k čemukoliv zavážete. Můžete si ji v klidu projít a porovnat s kterýmkoliv jiným dodavatelem.

Podívejte se na úklid firem a kanceláří nebo nám napište.

Jaká je obvyklá výpovědní lhůta u smlouvy o úklidu? +

Nejčastěji 1 až 3 měsíce. Není stanovená zákonem, takže je věcí dohody obou stran. Vyjednejte si i podmínku, že při nedostatečné kvalitě úklidu se výpovědní lhůta zkracuje - spolehlivá firma s tím nemá problém.

Můžu mít ve smlouvě o úklidu zkušební dobu? +

Ano, dá se sjednat individuálně. Ve zkušební době lze spolupráci ukončit okamžitě, bez výpovědní lhůty a bez sankcí. Je to nejsilnější pojistka, kterou si můžete vyjednat.

Jaké sankce mám do smlouvy o úklidu dát? +

Neexistuje univerzální odpověď. Určete si je podle toho, co je pro Váš provoz kritické. Počítejte ale s tím, že sankce řeší následek, ne příčinu. Nefunkční spolupráci stejně ukončíte výměnou dodavatele - a příliš tvrdé sankce mohou vést i k tomu, že výpověď dá dodavatel, protože se mu zakázka přestane vyplácet.

Jakou splatnost faktur si můžu dojednat? +

Standard je 14 dní, po dohodě se seriózní firmou obvykle není problém 30 až 60 dní. Dojednejte si to při podpisu, ne až vzniknou prodlení.

Může úklidová firma jednostranně zvýšit cenu? +

Jen pokud to smlouva umožňuje. Cenová doložka s přiměřeným ročním navýšením (u nás bývá 5 %) je ale ve Vašem zájmu. Dodavatel, který nesmí roky zdražit, buď ušetří na kvalitě, nebo po několika letech přijde s jednorázovým navýšením o 50 až 100 procent. Zdražení by měl oznámit nejméně 2 měsíce předem.

Kdo platí výměnu zámků, když úklidová firma ztratí klíče? +

Mějte ve smlouvě, že výměnu hradí úklidová firma. Poctivá firma to ustojí, protože má pojištění odpovědnosti.

Zobrazit všechny časté dotazy →

Manažer kvality v úklidové společnosti UMAN, 7 let v oboru. Dohlíží na standard a kontrolu pravidelného úklidu kanceláří a firemních prostor v Brně a okolí.

Všechny články od tohoto autora →